دورة Excel لتحليل البيانات – تعلّم ذاتي

أنت الآن «محلل بيانات مبتدئ» في شركة «نخبة التقنية» لبيع الأجهزة الإلكترونية، ولها فروع في الرياض وجدة والدمام ومكة المكرمة والمدينة المنورة وأبها. مديرك يرسل لك كل يوم ملفات Excel ويطلب منك إجابات سريعة ودقيقة. هذه الدورة تجهزك لهذا الدور

قبل أول مهمة من مديرك تحتاج أدوات العمل: نسخة Excel مناسبة، وملفات بيانات الشركة.

في أول يوم لك محللَ بيانات في «نخبة التقنية» أرسل لك مديرك ملفين: «مبيعات_الفروع.xlsx» وملفًا آخر من نظام نقاط البيع بامتداد csv. فتحت الملفين فوجدت الأول منسقًا وفيه ورقتان، والثاني بلا ألوان ولا صيغ. لماذا يختلفان؟ ومتى تستخدم كلًّا منهما

طلب منك مديرك في «نخبة التقنية» أن تجرّب تعديلات على ورقة «المبيعات» دون المساس بالأصل، وأن تجعل الورقة الجديدة تُقرأ من اليمين إلى اليسار لأن العناوين عربية. تحتاج أولًا أن تعرف أين توجد الأوامر، وكيف تكرر الورقة، وكيف تغير اتجاهها.

ورقة «المبيعات» فيها 400 طلب. طلب منك مديرك أن تعرف بسرعة عدد الطلبات، وأن تصلح عمود «المندوب» الذي تظهر بعض أسمائه مقطوعة. السحب بالفأرة على 400 صف بطيء ومُتعب؛ في هذا الدرس تتعلم الطريقة الأسرع.

طلب منك مديرك قائمة بعناوين أعمدة ورقة «المبيعات» مكتوبة عموديًا ليضيف بجانبها شرح كل عمود. العناوين في الصف 1 أفقيًا، وإعادة كتابة 12 عنوانًا يدويًا مضيعة للوقت وتفتح باب الأخطاء.

مديرك يتصفح ورقة «المبيعات» ويشتكي: «عندما أنزل إلى الطلب رقم 300 لا أعرف أي عمود هو الكمية وأيها سعر الوحدة». يريد أيضًا عنوانًا واضحًا أعلى الورقة. هذا الدرس يجعل الورقة مقروءة مهما طالت.

في ورقة «رموز المنتجات» كل رمز يجمع ثلاث معلومات في خلية واحدة، مثل LAP-RYD-2025: المنتج ثم الفرع ثم السنة. مديرك يريد عدد الرموز لكل فرع، وهذا مستحيل والمعلومات محشورة في خلية واحدة. الحل أن تقسم العمود.

طلب منك مديرك في «نخبة التقنية» طباعة جدول مبيعات فرع الرياض لاجتماع الصباح. عند معاينة الطباعة ظهرت الأرقام متلاصقة بلا خطوط تفصل بينها، وصعب على الحاضرين تتبع الصفوف. كيف تجعل الجدول مقروءًا في دقيقتين؟

يريد مدير المبيعات تقرير الطلبات مرتبًا حسب الفروع، لكن ليس أبجديًا: الرياض أولًا ثم جدة ثم الدمام ثم بقية الفروع، وداخل كل فرع من الأقدم إلى الأحدث. الترتيب الأبجدي يضع «أبها» في البداية. كيف تفرض ترتيبك أنت؟

اتصل بك مدير فرع جدة: «أريد طلبات اللابتوب في فرعنا خلال الربع الأول التي تجاوزت مبيعاتها 10,000 ريال». الجدول فيه 400 طلب تقريبًا. بدل نسخ الجدول وحذف الصفوف، يمكنك إخفاء ما لا يلزم مؤقتًا.

لاحظ المحاسب أن إجمالي مبيعات السنة في تقريرك أعلى من الرقم في النظام المالي. بعد البحث تبين أن بعض الطلبات أُدخلت مرتين أثناء نقل البيانات. عليك تنظيف الملف قبل أي حساب.

في اجتماع الإدارة لا يملك أحد وقتًا لقراءة 400 رقم. المدير يريد أن يرى بنظرة واحدة الطلبات التي تجاوز ربحها 5,000 ريال، وأين تتركز المبيعات الضعيفة. بدل التلوين اليدوي، دع Excel يلوّن الخلايا تلقائيًا ويحدّث الألوان كلما تغيرت الأرقام.

قررت إدارة «نخبة التقنية» زيادة الرواتب الأساسية بنسبة 5%، وطلب منك مديرك عمودًا جديدًا بالراتب بعد الزيادة لـ60 موظفًا. كتبت الصيغة للموظف الأول وسحبتها للأسفل، فظهرت بقية الرواتب بلا أي زيادة. أين الخطأ؟

في اجتماع الصباح سأل مدير المبيعات في «نخبة التقنية»: كم بلغت مبيعات فرع الرياض هذا العام؟ وكم منها من أجهزة اللابتوب؟ لديك 400 صف من الطلبات، والفلترة اليدوية لكل سؤال تستهلك وقتًا وتسبب أخطاء.

طلبت الموارد البشرية في «نخبة التقنية» تقريرًا سريعًا: كم موظفًا قُيّم هذا العام؟ وكم لم يُقيَّم بعد؟ وما متوسط التقييم في قسم المبيعات؟ وفي عمود عدد الصفقات أصفار كثيرة، فهل تحسبها في المتوسط أم لا؟

أرسلت تقرير المبيعات إلى مديرك في «نخبة التقنية» فرد قائلًا: «الأرقام صعبة القراءة؛ أين فواصل الآلاف؟ ولماذا يظهر التاريخ 45658؟ ولماذا نسبة الخصم 500%؟». البيانات صحيحة، والمشكلة في طريقة عرضها.

طلب منك مدير الموارد البشرية في «نخبة التقنية» كشفًا بأسماء الموظفين الكاملة لطباعته على بطاقات الحضور. لكن ملف «بيانات_الموظفين.xlsx» يحفظ الاسم الأول في عمود واسم العائلة في عمود آخر. كتابة 60 اسمًا يدويًا مضيعة للوقت وعرضة للخطأ، والحل ص

يريد مدير العمليات في «نخبة التقنية» معرفة عدد الموظفين في كل مدينة اعتمادًا على الرقم الوظيفي وحده. الرقم الوظيفي مثل EMP-RYD-0012 يخفي داخله رمز المدينة RYD. مهمتك أن تفصل هذا الرمز في عمود مستقل لكل الموظفين.

قررت إدارة «نخبة التقنية» صرف مكافأة لكل موظف تقييمه السنوي 80 فأكثر، وطلبت أيضًا تصنيف الموظفين إلى فئات أداء. لن تراجع 60 تقييمًا بعينك؛ ستجعل Excel يتخذ القرار لكل صف.

حسبت لمديرك في «نخبة التقنية» تكلفة كل صفقة لكل موظف، فامتلأ العمود بعلامات #DIV/0! عند بعض الموظفين. سألك المدير: هل التقرير فيه خطأ؟ ستتعلم الآن قراءة رسائل الأخطاء، ومتى تخفيها، ومتى يجب أن تصلحها.

كل أسبوع يضيف فريق المبيعات في «نخبة التقنية» طلبات جديدة أسفل ورقة «المبيعات»، وفي كل مرة تعدّل نطاقات صيغك يدويًا من H2:H389 إلى H2:H420 ثم إلى H2:H455. نسيت التعديل مرة واحدة فخرج تقرير الأسبوع ناقصًا. تحتاج نطاقًا يكبر وحده مع البيانات.

طلب مديرك في «نخبة التقنية» جدولًا أوضح للقراءة، وسطرًا في الأسفل يعرض إجمالي المبيعات حتى عند تصفية فرع واحد، وعمودًا جديدًا يحسب قيمة كل طلب من الكمية وسعر الوحدة. في النطاق العادي يحتاج ذلك إلى سحب صيغ وتعديل نطاقات، أما في Table فيتم بن

قبل اجتماع الإدارة طلب منك مدير المبيعات في «نخبة التقنية» إجمالي مبيعات كل فرع من الفروع الستة، وأي الفروع في المقدمة. يمكنك كتابة ست صيغ SUMIF، لكن ماذا لو سأل بعدها عن المنتجات، ثم عن طرق الدفع؟ PivotTable يجيب عن هذه الأسئلة بالسحب والإ

عرضت تقرير الفروع على مديرك في «نخبة التقنية» فسأل: كم طلبًا نفّذ كل فرع؟ وما نصيب كل فرع من إجمالي الشركة؟ وأي المنتجات يبيعها كل فرع أكثر؟ التقرير نفسه يجيب عن الأسئلة الثلاثة إذا غيّرت إعدادات القيم وأضفت بعدًا ثانيًا.

يريد مديرك في «نخبة التقنية» مبيعات كل ربع سنة وكل شهر في 2025، ثم سأل عن رقم الربع الأول: ما الطلبات التي يتكون منها؟ وفي نهاية اليوم أضاف زميلك طلبًا جديدًا إلى الجدول، لكن التقرير بقي على أرقامه القديمة.

وصلتك رسالة من مدير «نخبة التقنية»: «بيانات العملاء في ورقة، ومشترياتهم في ثانية، واستجابتهم للحملات في ثالثة، وفواتير المتجر في رابعة. لا أريد التنقل بين أربع أوراق كلما سألت عن عميل. جهّز لي ورقة واحدة فيها كل شيء عن كل عميل». من أين تبدأ

بدأت تملأ عمود «أيام منذ آخر شراء» يدويًا: تبحث عن رقم العميل في «بيانات المبيعات» وتنسخ القيمة. بعد عشرة عملاء أدركت أن أمامك 1490 عميلًا آخرين و12 عمودًا. VLOOKUP تنفّذ هذا البحث لكل الصفوف في لحظة.

عجزت VLOOKUP عن «الحملة 3» لأنها تقع قبل عمود رقم العميل في «بيانات التسويق». يمكنك نقل الأعمدة في ورقة المصدر، لكن مديرك يرفض العبث بالبيانات الأصلية. تحتاج طريقة بحث لا يهمها أين يقع عمود النتيجة.

عرضت الورقة الرئيسية على مديرك فسأل: «ما هذا الرقم 45693 في عمود التاريخ؟ وأي تاريخ هو: التسجيل أم الشراء؟». ثم فتح قائمة «نوع العميل» فوجد ثلاث قيم: «عادي» و«عضو» و«عضوو»، ولمح فاتورة كميتها صفر. بيانات بهذه الحال تنتج تقارير خاطئة.

سألك المدير: «ما الحالة الاجتماعية للعميل 1236؟ وما مؤهله؟». لتجيب فتحت ثمانية أعمدة من الأصفار والآحاد وبحثت عن الواحد في كل مجموعة. التقارير والمخططات القادمة تحتاج عمودًا واحدًا مقروءًا لكل صفة، لا أربعة أعمدة من الأصفار.

قال المدير: «نجمع دخل عملائنا منذ سنوات، لكن 1500 رقم لا تعني لي شيئًا. أريد ملخصًا: كم يكسب عميلنا المعتاد؟ وما مدى تفاوت الدخول؟ وهل التوزيع متوازن أم تسحبه قلة من الأثرياء؟».

بعد أن أنهيت «الورقة الرئيسية» وتنظيفها، أرسل لك مدير «نخبة التقنية» أربعة أسئلة دفعة واحدة: أي فئة منتجات تبيع أكثر؟ ما نصيب كل طريقة دفع؟ هل ينفق العملاء الأصغر سنًا أكثر؟ وكيف تحركت المبيعات خلال 2025؟ لو رسمت الأسئلة الأربعة بالمخطط نفس

سأل فريق التسويق في «نخبة التقنية»: من هم أكثر عملائنا؟ وأي فئة منتجات تقود المبيعات؟ وهل يختلف الأعضاء عن العاديين؟ وبأي طريقة يدفع عملاء كل فئة؟ أربعة أسئلة مقارنة، وكلها تُجاب بعائلة واحدة من المخططات: الأعمدة والأشرطة.

سأل المدير المالي في «نخبة التقنية»: ما الطريقة التي يفضلها عملاؤنا في الدفع؟ وهل نحتاج إلى خيارات دفع إضافية؟ ثم طلب مدير التسويق صورة سريعة لتوزيع عملائنا حسب المؤهل العلمي. كلا السؤالين عن «نصيب كل جزء من الكل».

طرح المدير ثلاثة أسئلة في اجتماع واحد: هل عملاؤنا الأصغر سنًا ينفقون أكثر؟ هل الفئات الأعلى مبيعًا هي الأعلى رضا أيضًا؟ وكيف تحركت المبيعات شهرًا بشهر في 2025؟ الأول عن علاقة، والثاني عن مقياسين مختلفين معًا، والثالث عن اتجاه.

أرسلت لمديرك مخطط «عدد العملاء حسب الحالة الاجتماعية» فرد: «عنوانه «عدد العملاء» فقط ولا يقول شيئًا، ولا أعرف ماذا يقيس المحور الرأسي، ولا أرى الأرقام. وما الرسالة التي تريدني أن أفهمها؟». البيانات صحيحة؛ المخطط يحتاج سياقًا وتركيزًا.

أرسلت إلى مديرك في «نخبة التقنية» PivotTable بمبيعات كل فئة منتجات في كل فرع: 18 رقمًا في جدول واحد. سألك: أين أقوى تقاطع وأين أضعفه؟ لوّنت الخلايا يدويًا، وبعد أسبوع حدّثت الجدول فبقيت الألوان في أماكنها القديمة فوق أرقام لا تستحقها.

يسجّل فريق المبيعات في «نخبة التقنية» الطلبات يدويًا في ورقة «نموذج إدخال الطلبات». في الشهر الماضي وجد مديرك فئة مكتوبة «هواتف» بدل «هواتف ذكية»، وخصمًا بنسبة 70%، واسم عميل من حرف واحد، وتاريخًا في سنة 2205. طلب منك أن تمنع الخطأ قبل أن ي

أعجب مديرك بـ PivotTable المبيعات حسب الفئة وطريقة الدفع، لكنه قال: «أريد أن أرى الهواتف الذكية وحدها، ثم الدفع النقدي وحده، دون أن أفتح قوائم التصفية كل مرة. وأريد جدول عدد الفواتير بجانبه أن يتغير معه.» الحل أزرار تصفية ظاهرة يضغطها بنفسه

طلب مديرك صفحة واحدة يفتحها كل صباح فيرى فيها حجم المبيعات وعدد الفواتير ورضا العملاء، واتجاه المبيعات شهرًا بشهر، والفئات التي تقود الإيراد، وطرق الدفع. ويريد أن يضغط «الرياض» فتتغير الصفحة كلها لتعرض فرع الرياض وحده.

وصلك بريد من المدير العام لنخبة التقنية: «اجتماع مجلس الإدارة يوم الأحد. أريد لوحة واحدة أفهم منها أداء الفروع والمنتجات في 2025، وأستطيع أن أصفّيها بنفسي. وأرسل لي معها ثلاث توصيات واضحة». هذا مشروعك الختامي.

ابنِ لوحة معلومات (Dashboard) من صفحة واحدة تجيب عن أسئلة المدير العام لنخبة التقنية عن أداء 2025، اعتمادًا على ملف «مبيعات_الفروع.xlsx» بعد تنظيفه.

المطلوب في ملف واحد باسم «مشروع_اسمك.xlsx»:
1. التنظيف: إزالة الصفوف المكررة (يبقى 388 صفًا) والتأكد من أنواع البيانات.
2. التجهيز: Table باسم tblSales، وعمود «هامش الربح» وعمود «الشهر».
3. التلخيص: أربعة PivotTables على الأقل في ورقة «تحليل».
4. التمثيل: مخطط مناسب لكل سؤال بعنوان واضح.
5. التفاعل: Slicers للفرع والمنتج والقطاع وTimeline للتاريخ، مرتبطة بكل العناصر.
6. اللوحة: بطاقات المبيعات والربح وعدد الطلبات مع المخططات في صفحة واحدة.
7. التوصيات: ثلاث توصيات في ورقة «توصيات»، لكل توصية رقم يدعمها.

معايير التصحيح (100 درجة، والنجاح 70): دقة البيانات 25، التجهيز والتنظيم 20، المخططات 25، التفاعل والتصميم 15، التوصيات 15.
التفاصيل الكاملة في درس 9.1.

وصلت إلى المحطة الأخيرة. الاختبار النهائي يقيس ما تعلمته في الوحدات الثماني.